Vilkår for brug af KrydsAf

Disse vilkår gælder mellem BORN DIGITAL ApS (CVR 46614011), herefter "KrydsAf", og den virksomhed, der opretter en ordning, herefter "kunden".

1. Hvad KrydsAf er — og ikke er

KrydsAf er et værktøj: en kanal til indberetninger, sagsstyring, påmindelser om lovens frister, det register over indberetninger som lovens § 23 kræver, og dokumentation. KrydsAf yder ikke juridisk rådgivning og træffer ingen afgørelser i kundens sager.

Kunden er selv ansvarlig for at overholde whistleblowerloven, herunder at udpege en upartisk enhed (§ 11), at oplyse medarbejderne om ordningen (§ 13) og at overholde fristerne for kvittering og feedback. KrydsAf påminder om fristerne, men kan ikke overholde dem på kundens vegne.

2. Pris

Whistleblowermodulet er gratis, pt. uden tidsbegrænsning.

KrydsAf kan med 3 måneders varsel (a) indføre eller ændre en pris for modulet eller (b) lukke det gratis produkt. Varslet gives til den e-mail, kunden har oplyst. I varslingsperioden kan kunden til enhver tid hente en fuld eksport af sine data, og ordningen fungerer uændret indtil varslets udløb, så kunden kan nå at flytte til en anden løsning.

Varslet er sat til 3 måneder med vilje: det svarer til lovens frist for at give en indberetter feedback. Dermed kan en sag, der er åben når varslet gives, færdigbehandles i ordningen — også over for en anonym indberetter, som kun kan nås gennem opslagskanalen.

Accepterer kunden ikke en varslet pris, lukkes ordningen ved varslets udløb efter reglerne i pkt. 7. Betalte moduler prissættes særskilt og med offentligt tilgængelige priser.

3. Kundens ansvar

• At udpege en upartisk enhed og holde udpegningen ajour.
• At oplyse medarbejdere og øvrige omfattede personer om ordningen.
• At behandle indberetninger inden for lovens frister.
• At de personer, kunden giver adgang, behandler oplysningerne fortroligt.
• At kunden ikke bruger tjenesten til andet end det, den er beregnet til.

Ved væsentlig misligholdelse — herunder brug i strid med dette punkt — kan KrydsAf suspendere eller lukke kundens ordning med et efter forholdene rimeligt varsel. Karensperioden og eksportmuligheden i pkt. 7 gælder også da.

En suspension afbryder også indberetteres adgang til opslagskanalen, og kundens frister efter whistleblowerloven løber uanset. KrydsAf varsler derfor suspension i så god tid, at åbne sager kan færdigbehandles først, medmindre forholdet gør øjeblikkelig afbrydelse nødvendig.

4. Data, fortrolighed og sikkerhed

Indberetninger og bilag krypteres, og hver kundes data ligger i en separat database. Applikationen modtager ikke indberetterens IP-adresse på indberetnings- og opslagssiderne. De tekniske foranstaltninger — og deres grænser — er beskrevet i sikkerhedsdokumentet.

Behandlingen af personoplysninger på kundens vegne er reguleret i databehandleraftalen, som indgås samtidig med disse vilkår og accepteres ved oprettelsen.

5. Ansvar

KrydsAf leverer tjenesten "som den er". KrydsAf er ikke ansvarlig for kundens overholdelse af lovgivningen, for indholdet af indberetninger eller for beslutninger truffet på baggrund af dem.

KrydsAf er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, tabt fortjeneste eller følgeskader. KrydsAfs samlede erstatningsansvar er begrænset til det beløb, som KrydsAf har faktureret kunden for tjenesten i de 12 måneder, der ligger forud for det ansvarspådragende forhold.

For det gratis whistleblowermodul er dette beløb 0 kr. Det står her direkte, fordi kunden skal kunne træffe valget oplyst: bruger kunden modulet gratis, kan KrydsAf ikke gøres erstatningsansvarlig for et økonomisk tab.

Ønsker kunden et erstatningsansvar at holde KrydsAf til, kan kunden i stedet tegne et betalt abonnement på compliance-suiten. Så er loftet de beløb, kunden faktisk har betalt inden for de seneste 12 måneder. Vælger kunden at fortsætte gratis, er KrydsAfs erstatningsansvar 0 kr.

Begrænsningen gælder også krav efter databehandleraftalen, herunder kundens regreskrav efter databeskyttelsesforordningens artikel 82, stk. 5 — men den gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed. Undtagelsen står her, fordi den gælder uanset hvad der måtte stå: en ansvarsfraskrivelse for alvorlige fejl og forsømmelser står ikke til troende ved en domstol.

Kunden hæfter fortsat fuldt over for den registrerede efter artikel 82, stk. 4. Begrænsningen ovenfor flytter alene regningen mellem KrydsAf og kunden — den begrænser ikke registreredes rettigheder efter artikel 82.

Ved modstrid mellem disse vilkår og databehandleraftalen går databehandleraftalen forud, for så vidt angår behandling af personoplysninger.

6. Driftsafbrud

Der gives ingen oppetidsgaranti for det gratis modul. Planlagt vedligehold varsles så vidt muligt. Ved længere afbrud må kunden være opmærksom på, at lovens frister løber uanset tjenestens tilgængelighed.

7. Opsigelse og sletning

Kunden kan til enhver tid lukke sin ordning. Lukning afbryder indberetteres adgang til opslagskanalen — åbne sager bør derfor afsluttes først.

Hvem der kan hente eksporten: sagernes indhold kan af hensyn til whistleblowerlovens § 11 kun hentes af den bruger, kunden har udpeget som upartisk enhed. Hverken ejeren eller KrydsAf kan udlevere sagsindhold til andre roller. Kunden er derfor selv ansvarlig for, at rollen er besat i varslings- og karensperioden — også hvis den hidtidige sagsbehandler er fratrådt. Øvrige data, herunder medarbejderregistret, kan ejeren eksportere.

Ved lukning gives en karensperiode på 30 dage, hvor data fortsat kan tilgås og eksporteres. Derefter slettes kundens database og krypteringsnøgler. Når backup-perioden på 14 dage efter sletningen er udløbet, kan indholdet ikke genskabes — heller ikke af KrydsAf.

8. Ændringer i vilkårene

Ændringer varsles med 30 dage til den oplyste e-mail. Fortsat brug efter varslets udløb betragtes som accept. Kunden kan i stedet lukke ordningen og eksportere sine data.

Undtaget er kundens egne sikkerhedsnet: ændringer, der forringer kundens retsstilling efter pkt. 2 (varsel ved pris og lukning), pkt. 5 (ansvar) eller pkt. 7 (eksport og sletning), varsles altid med 3 måneder. Uden den undtagelse kunne 3-månedersvarslet selv ændres på 30 dage, og løftet ville ikke være et løfte.

9. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole.