Tidsregistrering: det mindste, I skal gøre

Siden 1. juli 2024 skal alle danske arbejdsgivere registrere medarbejdernes arbejdstid. Pligten fylder mindre, end den lyder — men den bliver ofte solgt som noget større, end den er.

Her er den mindst mulige lovlige udgave.

Hvad der skal registreres

Kun den samlede daglige arbejdstid pr. medarbejder. Altså: hvor mange timer blev der arbejdet den dag.

Der er ikke krav om komme- og gåtider, og der er ikke krav om at registrere, hvornår på døgnet arbejdet lå. Det blev bekræftet af beskæftigelsesministeren under lovbehandlingen.

Formålet forklarer hvorfor: registreringen skal kunne dokumentere, at reglerne om 11 timers hviletid, ugentligt fridøgn og gennemsnitligt højst 48 timers arbejdsuge over fire måneder er overholdt. Til det er dagens sum nok.

Hvordan I må gøre det

Der er metodefrihed. Papir, regneark, app eller et rigtigt system er alle lovlige, hvis løsningen er objektiv, pålidelig og tilgængelig. Ministeren formulerede det som, at den enkelte arbejdsgiver selv må finde en metode, der passer til virksomheden.

Og her er den regel, der gør pligten overkommelig: I må forhåndsregistrere. Er arbejdstiden aftalt eller skemalagt, kan den registreres på forhånd, og så skal I kun registrere afvigelserne.

For en virksomhed, hvor alle møder 8-16, betyder det i praksis, at der kun skal tastes noget de dage, hvor nogen arbejder over eller går tidligt. Det er ikke et stempelursystem, og det behøver ikke være det.

De to krav, der oftest overses

Medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer. Det er "tilgængeligt"-delen af lovkravet. Et regneark, som kun lønbogholderen har adgang til, opfylder det ikke. Enten skal medarbejderen have adgang, eller også skal hun kunne få sine tal ved at bede om dem — og vide, at hun kan.

Registreringerne skal gemmes i fem år efter udløbet af den referenceperiode, de indgår i. Referenceperioden er normalt fire måneder, men kan være op til tolv, hvis en overenskomst forlænger den. Fem år er længe nok til, at en løsning baseret på "regnearket ligger på Bettinas skrivebord" falder fra hinanden af sig selv.

Hvem kan undtages

Selvtilrettelæggere — men langt færre, end navnet antyder. Der er to spærringer:

Undtagelsen skal stå i ansættelseskontrakten. Loven kræver udtrykkeligt, at det fremgår af kontrakten eller et tillæg, at lovens §§ 3, 4 og 5 ikke finder anvendelse. Uden den sætning er medarbejderen omfattet, uanset hvor selvstændigt hun arbejder.

Og praksis er stram: fast løn, flekstid eller ordet "chef" i titlen er ikke nok. I en virksomhed med 10-100 ansatte vil det typisk være ejeren og måske én nøgleperson.

Vi har skrevet mere om den afgørelse, der satte grænsen, og om hvorfor konsekvensen af at lade være ikke er dén, mange tror.

Så er et regneark nok?

Juridisk: ja, hvis medarbejderne kan se deres egne tal, og filen bliver liggende i fem år.

Praktisk falder det som regel på ét af tre steder: nogen glemmer at registrere en afvigelse, ingen kan finde filen fra 2027, eller den, der lavede den, er holdt op.

Det er en vurdering, ikke et lovkrav — og det er værd at holde de to ting adskilt, når nogen prøver at sælge jer noget. Også os.