Hvad skal en whistleblowerpolitik indeholde?

En whistleblowerpolitik er den tekst, medarbejderne kan læse, før de beslutter sig for, om de tør bruge ordningen. Den er ikke et juridisk dokument til skuffen — den er det eneste, der står mellem en medarbejder og en beslutning om at tie stille.

Her er, hvad den skal kunne svare på.

De otte punkter

1. Hvem kan indberette. Ansatte, men også tidligere ansatte, ansøgere, praktikanter, vikarer, selvstændige samarbejdspartnere og bestyrelsesmedlemmer. Kredsen er bredere, end de fleste tror, og den bør stå der.

2. Hvad kan indberettes. Her laver mange politikker den samme fejl: de skriver kun "alvorlige forhold". Loven har to ben, og kun det ene har et alvorlighedskrav. Alvorlige lovovertrædelser og alvorlige forhold i øvrigt — men også overtrædelser af EU-retten på direktivets områder (udbud, produktsikkerhed, miljø, databeskyttelse, hvidvask m.fl.), og dér er der intet krav om alvorlighed. Skriver I kun det første ben, informerer I medarbejderne forkert om noget, de er beskyttet i at gøre.

Skriv gerne konkrete eksempler fra jeres egen virkelighed — bestikkelse, regnskabsmanipulation, brud på arbejdsmiljø, chikane. Skriv også, hvad der ikke hører hjemme: almindelige samarbejdsproblemer og utilfredshed med løn skal en anden vej, og det er en tjeneste at sige det.

3. Hvordan man indberetter. Kanalen, adressen, og om man kan være anonym. Vær konkret. "Kontakt HR" er ikke en whistleblowerkanal.

4. Hvem der læser den. Navnet eller funktionen på den upartiske enhed. Ikke "en udpeget medarbejder" — medarbejderen skal kunne vurdere, om personen er upartisk i forhold til det, hun vil indberette. Vælg ikke en direktør, økonomichef eller HR-chef: de er selv daglig ledelse, og en stor del af det, ordningen findes for, handler om ledelsens dispositioner.

5. Fristerne. Kvittering inden 7 dage, feedback inden 3 måneder. Skriv dem, så indberetteren ved, hvornår hun kan forvente at høre noget — og opdager det, hvis hun ikke gør.

6. Beskyttelsen mod gengældelse. At det er forbudt, og hvad man gør, hvis det sker alligevel.

7. Den eksterne kanal. At man også kan gå til Datatilsynets whistleblowerordning i stedet, og at det er et frit valg. Politikker, der udelader det, ser ud som om de skjuler noget.

8. Hvad der sker med oplysningerne. Hvem der får dem at vide, hvor længe de gemmes, og hvad der sker med dem bagefter. Det er også jeres oplysningspligt efter databeskyttelsesreglerne.

Tre formuleringer, der gør skade

"Misbrug af ordningen får ansættelsesretlige konsekvenser." Sætningen står i mange politikker og er sandsynligvis den enkeltsætning, der afholder flest medarbejdere fra at bruge ordningen. En indberetter skal have begrundet mistanke — ikke bevis. Skriver I en trussel om konsekvenser, læser folk den som et krav om at have ret.

"Vi opfordrer til, at du først taler med din nærmeste leder." Hvis lederen er problemet, har I lige lukket kanalen. Nævn gerne den mulighed — men som én vej blandt flere, ikke som en forventning.

"Anonyme indberetninger behandles så vidt muligt." Enten tager I imod anonyme indberetninger, eller også gør I ikke. Et forbehold her betyder i praksis, at ingen tør bruge muligheden.

Om at være anonym i praksis

Én ting er værd at skrive ærligt i politikken, fordi den er sand: anonymitet i et system er kun så stærk som medarbejderens egen tekst.

Beskriver hun en episode, kun tre personer var til stede ved, er hun i praksis identificerbar — uanset hvor godt systemet er bygget. Det er ikke et argument mod anonymitet, men det bør stå i politikken, så ingen får en tryghed, der ikke er der.

Skriv i stedet noget i retning af: Vi kan ikke se, hvem du er. Men vær opmærksom på, at indholdet i din indberetning kan gøre dig genkendelig — skriv kun det, der er nødvendigt for, at vi kan undersøge sagen.

Vores skabelon

Vi har skrevet en, I kan bruge som udgangspunkt. Den ligger nederst på siden som et Word-dokument med elleve afsnit og pladsholdere i kantede parenteser — uden e-mail-formular, fordi et dokument om whistleblowerbeskyttelse er et dårligt sted at kræve personoplysninger.

Der findes også gratis skabeloner hos flere brancheorganisationer. Vær opmærksom på to ting, uanset hvilken I vælger: mange er skrevet før 2023 og nævner ikke de nuværende frister, og de fleste er skrevet til store virksomheder med en HR-afdeling.

Opretter I en ordning hos os, skriver KrydsAf politikken ud fra jeres svar og lægger den på en adresse, medarbejderne kan læse uden at logge ind. Det er en af de ting, lovpligten kræver, og som er nem at glemme.